DANA KAS KECIL
A. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah sejumlah uang
tunai yang digunakan untuk mendanai
pengeluaran-pengeluaran yang relative kecil.
B.
Karakteristik
Kas Kecil
Kas kecil memiliki karakteristik,
yaitu :
a.
Jumlahnya
dibatasi sehingga tidak atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah
ditentukan oleh management perusahaan.
b.
Digunakan
untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.
c.
Disimpan
di tempat khusus, misalnya dikotak kecil yang biasa di sebut petty cash box atau
di dalam sebuah amplop.
d.
Ditangani
oleh seorang petugas keuangan ditingkatan pemula (junior cashier)
C.
Perlengkapan
Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil
Pengelola administrasi dana kas
kecil memerlukan beberapa perlengkapan antara lain :
a.
Bukti
Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek
b.
Bukti
transaksi
c.
Peralatan
Menulis
d.
Alat
untuk menghitung
e.
Formulir
Jurnal
f.
Formulir
penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil
D.
Peralatan/Dokumen
Yang Dibutuhkan
a.
Bukti
Kas Keluar
b.
Cek
c.
Permintaan
Pengeluaran Kas Kecil
d.
Bukti
Pengeluaran Kas Kecil
e.
Permintaan
Pengisian Kembali Kas Kecil
E.
Fungsi-fungsi
yang terkait dengan kas kecil
1.
Fungsi
Kas : bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan
menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan
pengisian kembali dana kas kecil.
2.
Fungsi
Akuntansi : bertanggung jawab mengenai pencatatan pengeluaran, transaksi,
pengisian kembali dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang
memberikan otorisasi kepada fungsi kas.
3.
Fungsi
Pemegang Dana Kas Kecil : bertanggungjawab terhadap penyimpanan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan
permintaan pengisian kembalidana kas kecil.
4.
Fungsi
yang Memerlukan Pembayaran Tunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian dana
kas kecil serta mempertanggung jawab kan kepada pemegang dana kas kecil.
5.
Fungsi
Pemeriksa Intern : bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil (cash
count)secara periodic dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.
F.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat
keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar
prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang
sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas
kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil.
Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :
1.
Bagian Hutang
- Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil
dari kepala bagian keuangan.
- Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap.
Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan
dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang
terkait.
- Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas
keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
- Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah
dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana
kas kecil.
- Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data
bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar
pada kolom yang disediakan.
- Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang
telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.
2.
Bagian Kasa
- Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri
surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
- Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam
bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang
berwenang mengeluarkan kas.
- Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas
lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
- Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian
hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
3. Bagian Jurnal dan Laporan
- Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di
cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
- Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal
pengeluaran kas (register cek)
- Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan
pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher)
yang sudah dibayar.
4. Pemegang Dana Kas Kecil
- Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari
bagian kasa
- Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil
- Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan
tanggal.
G.
Prosedur Permintaan dan
Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil.
Prosedur dana kas kecil yang
menggunakan sistem saldo tetap sedikit berbeda dengan sistem saldo yang
berfluktuasi. Pada sistem saldo tetap, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat
dalam catatan akuntansi, pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen
permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil.
Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar
dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas
kecil.
H.
Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil
Prosedur pengisian kembali dana kas
kecil dalam sistem saldo tetap berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi.
Perbedaannya adalah dalam saldo tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang
telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo
berfluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh
pemegang dana kas kecil.
